Die Videokonferenz
Über Homeoffice habe ich bereits am 30.März geschrieben. Der Inhalt stimmt soweit immer noch.
Was ich damals noch unterschätzte, sind die Video-Konferenzing Möglichkeiten. Viele Firmen haben schon vor der Krise auf verschiedene Anbieter gesetzt, vor ein paar Monaten ist vermehrt ZOOM ins Blickfeld gerückt, postiv als auch negativ.
Die Software lässt sich auf Windows Notebooks und PCs, auf iOS Produkten und Linux Maschinen laden und benutzen. Voraussetzung ist allerdings eine stabile Internetleitung mit mindestes 10MB/s.
Wichtig ist ein Zimmer oder zumindest eine Ecke, die ungestörtes Sprechen und zuhören erlaubt. Hintergrundgeräusche wie lärmende Haustiere oder schreiende Kinder sind zwar nett, aber in einer Videokonferenz alles andere als erwünscht.
Ausstattung
Normalerweise genügt die Ausstattung eines Notebooks völlig aus, die Kameras sind mittlerweile recht gut und auch die Mikrophone und Lautsprecher sind brauchbar.
Ich empfehle jedoch einen hochwertigen Kopfhörer mit Sprechgarnitur. Hiermit lassen sich auch unvermeidbare Hintergrundgeräusche relativ gut unterdrücken.
Verhalten in einer Videokonferenz
Wie in jeden Meeting mit den Teilnehmern vor Ort, ist die ungeteilte Aufmerksamkeit Gebot der Höflichkeit und macht eine solche Konferenzschaltung erst effizient und möglich. Daher gilt auch, Kamera einschalten wenn es die vorhandene Bandbreite erlaubt.
Falls das benutzte Tool die Teilnehmer nicht von sich aus auf Stumm (Mute) schaltet, tut dies bitte manuell und schaltet das Mikrophon nur ein, wenn ihr einen Beitrag leisten möchtet.
Bei grösseren Teilnehmerzahlen empfiehlt es sich, dass der Moderator oder Meetingsleiter alle Teilnehmer auf stumm schaltet und einzelelne Teilnehmer nur auf ein Zeichen frei schaltet.
Generell sagt meine Erfahrung, dass Wortmeldungen oftmals mehr Mut brauchen als in Vorort Sitzungen.
Aus meiner Sicht ist es wichtig, dass alle Meinungen gehört werden können. Hat der Moderator den Eindruck, dass sich Menschen nicht getrauen sich zu äussern , halte ich direktes Nachfragen bei der jeweiligen Person für angebracht.
Aufnehmen einer Videokonferenz
Diese Möglichkeit ist ein hervorragendes Mittel, um die Konferenz auch Mitarbeitern, die nicht teilnehmen konnten, später zur Verfügung zu stellen.
Wichtig ist allerdings, die Teilnehmer über die Aufnahme vorher zu informieren. Aus Datenschutzgründen kann es sein, dass der eine oder andere die Konferenz verlassen will. Im Zweifelsfall muss auf eine Aufnahme verzichtet werden.
Es ist zu berücksichtigen, dass es oftmals Tage dauern kann, bis die Aufnahme vom Tool bereit gestellt wird.
Protokoll oder minutes
In Vorort Sitzunges ist es üblich, dass ein Protokoll geschrieben wird. Meiner Erfahrung nach wird dies in Videokonferenzen auch getan, hier können helfen Chat- und Collaborationstools helfen.
Collaborationstool
Whiteboards wie Mural sind excellente Werkzeuge, um Ideen und andere Formen des Inputs von den Teilnehmern zu erhalten, muss vorher allerdings geübt werden, damit das Meeting nicht zur Ausbildungssession verkommt.
Sicherheit
Firmen sollten sich auf Videokonferenz Anbieter konzentrieren, die Verschlüsselung anbieten. CISCO bietet mit WebEx ein sicheres Tool für den professionellen Einsatz an, dies allerdings nicht kostenfrei.
Fazit
Mit Disziplin, der geeigneten Software, genügender Bandbreite, einer ruhigen Umgebung für alle Teilnehmer, halte ich Videokonferenzen für einen excellenten Ersatz für Vorortmeetings.
Datenschutz und Sicherheit sind Aspekte, die je nach Zweck und Inhalt des Meetings, besonders beachtet werden sollten.
Für heikle Verhandungen und Personalgespräche hingegen halte ich Vorort Treffen immer noch für notwendig und angebracht.
Daher gilt immer noch, die extremen Verhaltens-und Abstandsregeln mit oder Maske so schnell wie möglich zu beenden um wieder in einen normalen, effizienten und vor allem menschlichen Betrieb zurück zu kehren.
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